Import von Kontakt- und Unternehmenslisten in HubSpot

Dieser Artikel erklärt, welche Listen für HubSpot-Importe geeignet sind und welche Mindestinformationen intern angefordert werden müssen. Ziel ist, Missverständnisse zu vermeiden, Dubletten zu reduzieren und die Datenqualität im CRM langfristig zu verbessern.

Zielgruppe: Dieser Artikel richtet sich an interne Teams, die Kontakt- oder Unternehmenslisten für HubSpot bereitstellen oder einen Import beim CRM-Team anfragen – insbesondere Marketing, Sales, Business Units und Kolleginnen und Kollegen, die Hersteller- oder Eventlisten weiterverarbeiten. Die eigentlichen Importe werden durch das CRM-Team durchgeführt, um Dubletten zu vermeiden und die Datenqualität im CRM zu sichern.

Warum Listen in HubSpot statt in einzelnen Excel-Dateien gepflegt werden sollten

Eine Excel-Liste ist schnell erstellt, bleibt aber oft eine einzelne Arbeitsdatei: Sie liegt lokal oder in einem Ordner, wird separat gepflegt und ist für andere Teams nur eingeschränkt nutzbar. In HubSpot werden dieselben Informationen zentral gespeichert, mit bestehenden Kontakten und Unternehmen verknüpft und für Marketing und Sales gleichzeitig auswertbar.

Der Import macht eine Liste deshalb wertvoller als eine isolierte Datei: Kontakte können Kampagnen, Aktivitäten, Anrufen, Events, Mailings und Follow-ups zugeordnet werden. So entsteht nicht nur eine Momentaufnahme, sondern eine gemeinsame Datenbasis, die zeigt, woher ein Kontakt kommt, was bereits passiert ist und welche nächsten Schritte sinnvoll sind.

Grundsatz: Qualität vor Umfang:

Eine große Liste bringt nicht automatisch einen großen Nutzen. Entscheidend sind Herkunft, Zweck, Vollständigkeit und bisherige Bearbeitung der Daten.

Wichtig:

HubSpot funktioniert im Alltag ähnlich wie eine gemeinsame Liste, ist aber dynamischer: Informationen bleiben nicht in einzelnen Dateien hängen, sondern können von Marketing und Sales gemeinsam gepflegt, wiedergefunden, segmentiert und ausgewertet werden.

Welche Listen sind importierbar?

Listentyp	Importfähigkeit	Wichtigste Voraussetzung	Bewertung
Kontaktliste	Ja, empfohlen	E-Mail-Adresse je Kontakt	Beste Grundlage für Marketing- und Vertriebsmaßnahmen.
Unternehmensliste bestehender CRM-Unternehmen	Ja, eingeschränkt	Exakter Unternehmensname und idealerweise MD-Premium-ID	Nur sinnvoll, wenn eindeutige Zuordnung möglich ist.
Unternehmensliste neuer Unternehmen	Ja, eingeschränkt	Vollständiger Unternehmensname und Unternehmensdomain	Vor Import prüfen, da Dublettenrisiko hoch ist.
Externe Unternehmensliste ohne Domain/ID	Nicht empfohlen	Keine eindeutige Identifikation	Vor Import anreichern oder gegenprüfen.

Importieren oder erst prüfen?

Entscheidungsregel

Kontaktliste mit E-Mail-Adressen: kann beim CRM-Team zur Prüfung und zum Import eingereicht werden, sofern Quelle und Anlass nachvollziehbar sind. Unternehmensliste mit MD-Premium-ID oder Domain: grundsätzlich prüfbar, aber vor dem Import durch das CRM-Team gegen bestehende Daten abzugleichen. Unternehmensliste ohne Domain, ID oder eindeutige Schreibweise: nicht importreif, sondern zuerst anreichern oder zurückfragen. Externe Liste ohne Herkunft, Zweck oder Bearbeitungsstand: nicht direkt verwenden oder an das CRM-Team weiterreichen.

Kontaktlisten: Mindestanforderung und Optimalfall

Feld	Status	Warum wichtig?
E-Mail-Adresse	Pflicht	Eindeutiger Identifikator für den Kontakt. Ohne E-Mail-Adresse ist ein sauberer Import nicht sinnvoll.
Vorname	Empfohlen	Ermöglicht persönliche Ansprache.
Nachname	Empfohlen	Erleichtert Zuordnung und Dublettenprüfung.
Telefonnummer	Empfohlen	Wichtig für Telefonieaktionen und Follow-up.
Unternehmen	Empfohlen	Stellt Bezug zum Account her.
Position/Funktion	Optional, aber hilfreich	Hilft bei Zielgruppenbildung und Priorisierung.
Quelle/Anlass der Liste	Optional, aber sehr hilfreich	Macht nachvollziehbar, woher die Liste stammt und warum sie importiert wurde.

Interne Formulierung für Anfragen

Bitte stellt Kontaktlisten mindestens mit E-Mail-Adresse bereit. Optimal sind zusätzlich Vorname, Nachname, Telefonnummer, Unternehmen, Position sowie Quelle und Anlass der Liste.

Unternehmenslisten: besondere Vorsicht

Unternehmenslisten sind kritischer als Kontaktlisten, weil kleine Abweichungen im Namen bereits zu Dubletten führen können. Vor allem externe Listen sollten daher nicht ungeprüft importiert werden.

Datenschutz und Datenherkunft

Vor jedem Import muss nachvollziehbar sein, woher die Liste stammt, zu welchem Zweck sie bereitgestellt wurde und ob sie für die geplante Nutzung geeignet ist. Unklare Fremdlisten, historisch gewachsene Dateien oder Herstellerlisten ohne Kontext sollten nicht ungeprüft an das CRM-Team übergeben werden.

Wichtig bei bestehenden Unternehmen: Die MD-Premium-ID ist das sicherste Zuordnungskriterium. Wenn ein Unternehmen bereits im CRM vorhanden ist, sollte beim Abgleich möglichst die ID ergänzt oder verwendet werden, ohne den bestehenden Unternehmensnamen zu überschreiben. So bleibt die bestehende CRM-Schreibweise erhalten und das Dublettenrisiko sinkt.

Unternehmenslisten sind meist kein Selbstzweck: Auch wenn eine Liste nur Unternehmen enthält, geht es für Marketing und Sales häufig darum, passende Kontakte zu identifizieren oder vorhandene Kontakte einem Anlass zuzuordnen. Eine Unternehmensliste sollte deshalb immer daraufhin bewertet werden, ob daraus tatsächlich sinnvoll bearbeitbare Kontakte entstehen können.

Vorsicht bei externen Unternehmenslisten: Externe Listen können zu sehr kalten oder kaum vorqualifizierten Kontakten führen. Selbst wenn Unternehmen bereits im CRM vorhanden sind, ist nicht automatisch klar, welche Kontakte relevant sind, wer bereits angesprochen wurde oder ob die Ansprache zum aktuellen Bedarf passt. Das kann Ablehnungen, Abmeldungen oder unnötige Kontaktaufnahmen begünstigen.

Vor der Übergabe ans CRM-Team klären: Was genau ist das für eine Liste? Wie ist sie entstanden? Von wem wurde sie erstellt oder bereitgestellt? Wurde sie bereits intern, durch Hersteller X oder ein anderes Team bearbeitet? Welche Kontakte oder Unternehmen wurden schon angesprochen? Für welche Kampagne, Telefonieaktion, Veranstaltung oder Nachverfolgung soll sie genutzt werden?

Szenario	Mindestanforderung	Optimal
Bestehendes Unternehmen im CRM	Unternehmensname in exakt vorhandener Schreibweise	MD-Premium-ID ergänzen und Namen nicht überschreiben.
Neues Unternehmen	Vollständiger offizieller Unternehmensname und Unternehmensdomain	Zusätzlich Standort, Telefonnummer und allgemeine E-Mail-Adresse.
Externe Unternehmensliste	Herkunft, Anlass und bisherige Bearbeitung klären	Vorab prüfen, welche Unternehmen bereits im CRM vorhanden sind.

Dublettenrisiko: Beispiel

Nicht eindeutig	Besser
Beispielunternehmen X	Beispielunternehmen X GmbH (Standort X) + Domain
Beispielunternehmen X Standort X	Exakter CRM-Name oder MD-Premium-ID
Firma ohne Domain	Vollständiger Name + Unternehmensdomain

Schlechte und gute Listenangaben

So nicht	So besser
Unternehmensname ohne Domain oder Standort	Vollständiger Unternehmensname, Standort, Domain und vorhandene ID ergänzen
Liste „vom Hersteller“ ohne Anlass	Quelle, Kampagne, Zeitraum, Bearbeitungsstand und geplante Nutzung dokumentieren
Kontakt ohne E-Mail-Adresse	E-Mail-Adresse als eindeutiges Zuordnungskriterium ergänzen

Nach dem Import: Was passiert mit der Liste? Nach dem Import sollte die Liste nicht als erledigte Datei betrachtet werden. Die importierten Daten werden in HubSpot weiterverwendet: Kontakte können segmentiert, Kampagnen oder Workflows zugeordnet, für Telefonieaktionen genutzt und über Aktivitäten, Notizen und Follow-ups weiter angereichert werden. Entscheidend ist, dass Ergebnisse aus Sales- und Marketingaktivitäten anschließend wieder in HubSpot dokumentiert werden.

Prozessgrenze: Listenimporte werden durch das CRM-Team durchgeführt, damit Dubletten vermieden und bestehende Daten nicht versehentlich überschrieben werden. Wer einen Import anfragt, muss Herkunft, Anlass, geplante Nutzung und Pflichtfelder vorbereiten. Fehlende Domains, IDs oder eindeutige Kontaktinformationen müssen vor der Übergabe an das CRM-Team ergänzt oder zurückgefragt werden.